LERNEN MIT ZUKUNFT Ausgabe Juni 2015

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information & beruf
Besprechungen effizienter gestalten (Teil 1)
BESPRECHUNGEN BINDEN RESSOURCEN
„Ich bin in einer Besprechung!“
Foto: ©
8 | JUNI 2015
Mag.a Christine Knotek
Trainerin und Coach Ich bin in einer Besprechung! -
Wie häufig haben Sie diesen Satz
schon gehört? Wir verbringen
viele Stunden in Besprechungen,
wie Konferenzen, Abstimmungsge-
sprächen oder Vorbereitungsmeetings.
Grundsätzlich ist der Austausch von
Gedanken, Ideen und Meinungen zu
begrüßen. Alle Mitglieder einer Gruppe
auf den gleichen Wissensstand zu brin-
gen, gemeinsam neue Lösungsansätze
zu generieren und eventuelle Konflikte
auszuräumen sind wichtige Faktoren für
funktionierende Teamarbeit. Zugleich
sollte man bedenken, dass Bespre-
chungen viele Ressourcen binden.
Umso mehr ist darauf zu achten, dass
bei Besprechungen auch „etwas heraus-
kommt“. Wer ist dafür verantwortlich?
Der oder die Leiterin sollte die Moderati-
on übernehmen. Dabei gilt derjenige als
Leiter, welcher die Besprechung einberu-
fen hat. Eine gute Besprechung beginnt
mit dem Aussenden einer Einladung mit
Themenvorgabe und genauer Zeitanga-
be von Beginn und Ende. Überlegen Sie
immer genau, wer bei dem Gespräch
dabei sein sollte. Zu wenige Teilnehmer
machen Entscheidungen unmöglich, zu
viele bergen die Gefahr des Abschwei-
fens in Details.
Eine Agenda vorab zu verschicken, ist
absolute Pflicht. Optimal wäre hier be-
reits eine Zeitangabe pro Thema, das zu
besprechen ist, und eine entsprechende
Vorbereitung auf die Themen durch die
TeilnehmerInnen. Der Einlader sollte
auch in der Agenda bereits ein Bespre-
chungsziel formulieren, damit sich alle
darauf einstellen können.
WAS IST IN DER BESPRECHUNG ZU
BEACHTEN?
Beginnen Sie auf jeden Fall pünktlich,
egal, ob schon alle da sind oder nicht.
Mit der Zeit werden Sie sich den Ruf
erwerben, immer pünktlich zu sein,
und die TeilnehmerInnen werden sich
danach richten. Visualisieren Sie das
Besprechungsziel auf Flipchart und
bestimmen Sie einen Protokollführer.
Schauen Sie bewusst auf die Zeitplanung
und bleiben Sie fokussiert beim Thema.
Sollten Punkte nicht in der angegebenen
Zeit behandelt werden können, bleiben
Ihnen zwei Möglichkeiten: Sie verschie-
ben das Thema auf einen neuen Termin
oder verlängern diesen Agendapunkt auf
Kosten eines anderen Besprechungsge-
genstandes. Stimmen Sie das gewähl-
te Vorgehen auf jeden Fall mit Ihrer
Gruppe ab. Bleiben Sie bei Streitigkeiten
neutral, erstellen Sie zum Abschluss
einen Aktionsplan (wer macht was bis
wann?) und schließen Sie pünktlich.
Auf Besprechungsmethoden, mit denen
Sie die den Ablauf abwechslungsreich
gestalten können, werde ich im zweiten
Teil des Artikels in der nächsten Ausgabe
eingehen.